Organicemos un MeetUp Virtual - Diferente

Organiza un Meet-Up

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Organizar un Meetup, es algo casi habitual actualmente, y podemos organizarlo en cualquier plataforma que deseemos, Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.

Por supuesto seguimos contando con nuestro tablero en Connect donde las anunciamos y las declaramos para que sean aprobadas . todo esto no cambió mucho de lo que conocíamos antes.

Pero lo que sí cambió es que actualmente, nosotros mismos tenemos que administrar y hacer un seguimiento de los participantes al MeetUp Virtual, para evitar tener malos ratos con invitados indeseables.

Esta Guía Práctica nos ayudará a organizarnos, no desea reemplazar a ninguna que ya exista, solamente indicar como resolver el tema de la administración de los participantes del MeetUp Virtual. Todo esto sin necesidad de pedirles una dirección de mail o invadir su privacidad en lo referente a información privada.

Utilizaremos las distintas herramientas con que cuenta Connect, y otras app del entorno de Google y una externa. esta última para poder generar un canal de diálogo con los participantes al MeetUp.

Planificando el MeetUp.

Generalmente los temas sobre los que hablaremos en el MeetUp, salen solos, casi por azar en grupos de charlas o motivados por algún Post que leemos en Connect. Hoy muchos de los Local Guides que conocemos están en grupos de chat de Telegram (y otros), estos chat son fuentes muy fecundas donde florecen muchos de los temas que usamos en los MeetUp.

Tips:

  • Hablar en los grupos de chat sobre temas de interés de los Local Guides.
  • Preguntarle si les interesaría escuchar más detalles sobre lo que hablan.
  • Tener un conocimiento sobre lo que desea hablar.
  • Contar con buenas fuentes para documentarse sobre lo que desea hablar en la MeetUp.
  • Disponer de una plantilla donde registrar todos los pasos de la organización y puesta en vivo de MeetUp Virtual.

## ¿Dónde guardamos todo el material del MeetUp?

Esto parece algo trivial, pero apenas comenzamos a trabajar en el proyecto de MeetUp, surge la necesidad de guardar fotos, formularios, tablas, videos y otros archivos más.

Para esto, les recomiendo que utilicen una cuenta de Google y utilicen los servicios de Google Drivers, es muy fácil de utilizar .

En él puedes crear una carpeta con el nombre de tu proyecto de MeetUp, allí guardarás todo el material que utilizas, la otra ventaja que tiene Google Driver, es lo fácil que es compartir información con otros usuarios desde allí o definir trabajo colaborativo con otros.

Puedes utilizar cualquier otro método donde guardar la información que generes para el MeetUp, esta es solo una sugerencia y una manera con la cual trabajo habitualmente. Otras opciones disponibles son Microsoft One Drive, Dropbox, etc. Todas estas opciones las puedes ver en un dispositivo móvil, PC, Mac o tablets, sin importar el sistema operativo, ya sea Android, iOS, Windows o Mac.

A partir de aquí todas las herramientas que utilizo y comento a lo largo de esta Guía Práctica, son las derivadas de Google Drive, siéntase libre de adoptar la que mejor se adapte a tu manera de trabajar.

Tips:

  • Definir y crear un ambiente para almacenar toda la información del MeetUp.
  • Utilizar discos en la nube, para hacer más fácil compartir la información.
  • La carpeta creada, colocarle el mismo nombre que la MeetUp.

## Creando nuestro post del MeetUp

Anteriormente definimos el tema sobre lo que versará el MeetUp. Ahora nos toca crear el post en Connect, explicando de qué se trata y en qué fecha se realizará.

Protejamos la privacidad de nuestros invitados al Meet

En muchos casos se solicitan nuestros mail para enviarnos las invitaciones al MeetUp o para actualizarnos el estado del MeetUp, se sugiere no compartirla, esto es por tu seguridad y la seguridad del resto de los participantes al MeetUp. Esto también es igual para el caso si te solicitan tu número de móvil.

En la mayoría de los casos es de buena fe que te pidan el mail, pero se pueden contactar contigo de otra manera :slightly_smiling_face: .

Para realizar nuestro MeetUp, utilizaremos solamente el medio que nos proporciona Connect que son los Mensajes privados de Connect . Son más que suficientes para contactar a cualquier otro Local Guides que desee participar en un MeetUp, por otro lado es más seguro, ya que no se comparte ningún tipo de información privada, solo nuestro contacto de Connect, el cual ya está aprobado y controlado por la plataforma de Connect. Esto nos permite contactar a Local Guides reales que participan en Connect, incluso podemos consultar sus perfiles, para ver qué tipo de post son los que realiza ese Local Guides. Esto nos ayuda a conocer un poco más a otros miembros y fomentar la lectura de post de otros Local Guides en Connect.

### Recursos para armar nuestro post presentación de la MeetUp

En esta parte ya tenemos que definir las imágenes que usaremos en nuestro post, el texto y un formulario donde solicitaremos la información básica de los participantes al MeetUp

Para esto usaremos una herramienta muy poderosa y fácil de utilizar que es Dibujos de Google.

Imagen para el post

La imagen que se usará para el post del MeetUp es muy importante, ya que muchos entraran a ver tu post si la imagen que colocas es interesante y les llama la atención, es importante también que esa imagen síntesis a grandes rasgos de la temática del Post que estás realizando.

Les comparto por aquí una imagen con el tamaño adecuado para el post, donde podrán hacer una copia local de este archivo y reemplazar la imagen de fondo que tiene, pueden utilizar también la imagen que está al frente de las estrellas naranjas de los Local Guides.

Utilice la opción que ve indicando que reemplazará la imagen que está de fondo.

También les comparto la imagen que pueden usar con el formato para Instagram

reemplacen el fondo de la imagen. El tamaño es el adecuado para hacer el post en Instagram.

Con estos pasos iniciales ya podemos preparar el post que usaremos en Connect, para esto sugiero utilizar un documento de Google Doc, en este post esta explicado como Usar Google Doc para publicar en Connect.

Es importante incluir en el post, de que se trata el MeetUp, la fecha y la hora, es conveniente también incluir el uso horario por si el público destino es internacional por ejemplo el uso internacional de Argentina es (UTC -3).

En el post se debería incluir un formulario para poder recolectar la información de los asistentes a la MeetUp.

Preparemos el Formulario, de los asistentes al MeetUp

Los formularios de Google son una poderosa herramienta para poder pedirle a un posible asistente al MeetUp la información básica, como son el nombre de perfil utilizado en Connect y su URL para poder consultar si es un perfil auténtico. Esto te ayudará a conocer un poco más a los Local Guides y llegar al MeetUp con conocimiento del público que se apuntó a tu video charla.

Es destacable indicar que en ningún momento se debe solicitar el Mail o el número de móvil o cualquier otra información privada en el formulario.

Al final del formulario es conveniente agregar un texto según se indica más abajo.

“Este formulario no está aprobado de ninguna manera ni está relacionado con Google y es claro que esto no es un esfuerzo oficial de Google, ya que puede haber confusión.”

Tips:

  • Agregar imágenes vuestras en los dos campos donde solicitan el nombre que tienen en Connect y el perfil.
  • Agregar el mensaje de que este formulario no está relacionado con Google.
  • Copiar el link del formulario para insertarlo en el post del MeetUp.
  • Usar en el Formulario la misma foto que usaste en post del MeetUp.
  • Recordar crear el formulario en la misma carpeta que creaste anteriormente.

Con estos tres campos alcanza para poder comunicarnos con los Local Guides que se apunten en el formulario. :slightly_smiling_face:

Solicitando la aprobación del MeetUp en Connect

Previamente a la aprobación del MeetUp por parte de Connect, se deberá publicar en Connect el post sobre el Meetup, para luego utilizar el link del post en la solicitud de aprobación al MeetUp.

Los datos que te pedirá son los referentes al MeetUp que crearas, la dirección (URL) que tienes que colocar, es la del Post que publicaste en Connect y la foto, es la foto que usaste en el post.

## Generando la invitación de Meet para agregar al calendario

Previamente antes de comenzar a chequear los asistentes al MeetUp, deberemos tener armada la reunión virtual, esta reunión se puede concretar con varios tipos de herramientas, como por ejemplo Teem, Zoom o Google Meet, que es sobre la cual hablaremos.

Para generar el link de la invitación debemos dirigirnos al calendario de Google y allí nos posicionarnos sobre el día en que realizaremos el MeetUp, y luego completamos todos los datos que indica el formulario emergente del Calendario.

Se deben completar todos los datos que pide el formulario de la invitación y debemos presionar sobre el botón de “Añadir videollamada de Google Meet”.

De esta manera se habilita la opción de generar un enlace para compartir con los que se apunten al MeetUp, por medio del envío de un mensaje privado.

## Organizando la información del formulario

Por defecto, puedes incluir que el formulario te envíe una copia cuando se completa con algún dato, No es necesario ya que lo estarás monitoreando frecuentemente para poder copiar y chequear la información de los Local Guides que se apunten a tu MeetUp Virtual.

Recuerda que para acceder a los datos del formulario, deberás presionar sobre el icono verde de la tabla, al acceder podemos ver todos los registros del formulario. Aquí tienes un enlace con una copia del formulario, puedes adaptarla.

Una vez que se cierre la recepción de formularios, un día antes del Meetup, para evitar tener que hacer el control del que se agregó, cierra el formulario y agrega un mensaje indicando que ya no se recepcionan más información, esto evita también que si alguien obtiene el link del formulario días posteriores al MeetUp, intente agregar datos.

Esa nueva información deberá ser copiada a la tabla que utilizas para controlar si ya le enviaste el enlace de la video llamada, o si lo agregaste al chat. En este enlace puedes obtener una copia de la tabla, adaptarlas según tus necesidades.

## Envío de invitación al MeetUp Virtual

Este paso es muy importante ya que cuando le enviamos la invitación o link de acceso al Meet, debe ser a un Local Guides que exista en Connect, no es importante que participe mucho, solamente que si exista en Connect.

Junto con él link de la invitación de Meet, le estaremos enviando también el link para el acceso al grupo de chat en Telegram, para que el Local guides opte si desea sumarse o no al chat.

Nota para ser enviada vía Mensaje Privado de Connect

## Mandando recordatorios del MeetUp Virtual

Recordar el envío de un mensaje privado desde Connect a todos los Local Guides que se apuntaron a tu MeetUp, diciendo algo así.

Texto del Mensaje : Invitación a la video charla - (Nombre del MeetUp) - Recordatorio

### Crear Mapas Personalizados con My Maps - Acceso

Cuándo

lun 15 de feb de 2021 16:00 – 17:30 Hora estándar de Argentina - Buenos Aires

Dónde

Ushuaia, Tierra del Fuego, Argentina (mapa)

Información para unirse

Unirse con Google Meet

Verifiquen sus calendarios para tener bien agendados vuestras invitaciones en sus respectivos horarios.

Este será un mensaje único para todos los asistentes al meetUp.

Usar permanentemente el chat que se creó en Telegram para mantener un canal abierto por cualquier eventualidad con el MeetUp, como puede ser cambio de horario necesidades puntuales de algún usuario al intentar asistir al Meet y no poder acceder, etc.

El día de la presentación

Es posible que te coma la ansiedad y un poco de pánico escénico :disappointed_relieved: , no te preocupes, nos pasa a todos cada vez que lo realizamos sin importar cuantas veces que lo realicemos :sunglasses: .

Generalmente nunca se presentan todos los que dicen que se anotan a una MeetUp Virtual o presencial, que eso no te desanime, al contrario eso te tiene que fortalecer para hacer más reuniones :muscle: .

Al conocer ya de varios días a los asistentes no te resultará dificultoso dar el acceso a los Local Guides que se apuntaron, y tener la confianza de que el que te solicita acceder es solo aquel que le mandaste por mensaje privado la invitación.

Tener todo controlado en un solo tablero

Para finalizar, les comento que utilizo para tener todas las tareas que requieren un MeetUp, agrupadas y en un solo sitio, un tablero general donde están todos los pasos que se enumeraron a lo largo de esta Guía Práctica, cada pequeño paso es importante para poder lograr que nuestro Meetup tenga éxito y sea popular entre los asistentes. Cambia el estado de la tarea a medida que concluyas cada uno, ponle fechas límites para no pasarte de la misma. Te comparto un enlace a esta hoja de cálculo para que la uses y la adaptes a tus necesidades, usándola como ejemplo o modelo.

Por último no te olvides de realizar un RECAP, o recapitulación de todo lo que presentaste, así les cuentas al resto de los Local Guides cómo te fue y también para permitirte contar con un registro guardado para cualquiera lo pueda consultar en cualquier momento. Es importante que no dejes pasar muchos días para presentar el resumen, sino queda en el olvido de los que asistieron.

Si esta guía te resultó útil, comenta y si te gusto mucho compártela

recomiendo leer la guía de @LightRich que aporta muchos otros detalles importantes a la hora de organizar un MeetUp

:point_down:

Guía Completa para organizar MeetUps Virtuales: ¡Edición en español! [3 de 3]

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@FaridTDF

Kindly also share some information on how you recruit participants to your Telegram Group/Chanel for the event.

The link to your signup form does not allow making a copy of the form on mobile. We are just told that the form is closed by now.

Thanks for sharing all these details.

Morten

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Hi @FaridTDF ,

Thank you for taking the time to prepare such a detailed and useful post with tips for meet-ups.

I just wanted to ask you to replace the first image from this post with your own such. You know how much we care about the originality.

Thank you.

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Ready :smiling_face: @MashaPS

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Thank you very much, @FaridTDF :slightly_smiling_face:

@FaridTDF le agradezco esta información detallada y útil, tanto para preparar una reunión virtual como para aprovechar las herramientas que nos ofrece Google, como por ejemplo, Drive. Ya añadí a favoritos esta publicación :woman_singer:

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Gracia por hacer notar esos detalles @MortenCopenhagen tiene un ojo de águila para los detalles.

El formulario quedo disponible, y se agrego un detalle explicativo sobre como sumo a los LG al chat en Telegram, adjuntando en la invitación al MeetUp Virtual un link de acceso al Telegram Groups Chat :grin:

Te comparto una copia traducida por Google Traductor del documento completo, eres libre para comentarlo.

How we do a Virtual MeetUp - Different

Saludos desde la Tierra del Fuego, Farid.

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Que bueno que te sirviera la publicación @BeatrizAguilar , creo que es una vuelta de rosca sobre esto, que vino para quedarse, que son las MeetUp Virtuales, sobre todo protegiendo a privacidad de la información de los asistentes :sunglasses:

Saludos Farid.

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Buena guía para armar un meet-up con herramientas de Google, @FaridTDF !

Tengo una duda igual, por nunca haberlo hecho de esa forma. En el evento de calendario, al anotarse los invitados, no te aparece su información en el evento? Es decir, luego de que entren al evento y respondan por medio del link, no te aparece sus mails igualmente en el evento?

Pregunto porque en todos los eventos con invitados que hice, le muestra al organizador los mails de los que respondieron o fueron invitados, entonces por como creo que funcionaría también te mostraría sus mails, y en ese caso se compartiría la misma información que al pedirles el mail en el formulario y agregarlos al evento. Solo que esto segundo, que es como venimos haciendo y como cuenta @LightRich en su guía, parece darle menos trabajo a los invitados y hacerlo casi automático para ellos, y en tu versión, si Calendar tiene el funcionamiento que creo, entonces no les quedaría claro que estarían compartiendo sus mails al responder al evento. A no ser que entiendan suficiente de Calendar, por supuesto :blush:

Edición: solo porque seguí pensando jajaja, que si igualmente muestra sus mails en el evento una forma podría ser enviar el link del Meet directo por mensaje privado de acá… confiando mucho en que recuerden el horario. Aunque en las cuentas GSuite te muestra los mails de los que piden entrar por no estar dentro de la organización

Wow. Todo un procedimiento pero que útil. Gracias por la info. Me parece que está muy bien esa modalidad para proteger las privacidad y sacarle el maximo jugo a google drive.

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Hola @Jesi cuando estas en el Meet en vivo, no estas fijándote cual es el mail de cada usuarios, solamente le das la bien venida a las personas que ya tienes agendada en tu tabla.

De todas maneras esta es una opción para proteger la privacidad de los asistentes y te tuya al no compartir tu mail, pero eres libre de compartir tu mail con cualquiera, el objetivo es usar los recursos que nos da Connect , creo que es muy eficiente y confiable y fácil de usar.

Farid.

@FaridTDF , creo entender la pregunta que hace Jesi respecto al evento del calendario. Me permitiré tratar de explicarlo dado que tu y yo estuvimos conversando sobre el procedimiento que ibas a utilizar para este meetup. Por favor corrígeme, si algo de lo que indique es incorrecto.

@Jesi , Farid creó el evento en su calendario de Google, pero solo para generar el link de conexión a Google Meet, no envío invitaciones por esa vía. y en su formulario de registro los participantes solo compartieron su usuario de Connect ( Farid no incluyó en el formulario la opción de validar email tampoco). Entonces Farid usó la opción de mensaje privado de Connect para compartirles la invitación y el link de conexión.

Los participantes tuvieron que crear su propia cita en su calendario para no olvidarlo, o algunos no lo hicieron simplemente lo recordaron y revisaron en su mensaje el link para conectarse. Al momento de que los participantes solicitaron entrar al meetup Farid los autorizó uno a uno, basado en la lista de participantes que ya tenía registrados. Algunos que se conectaron mas tarde tuvieron que solicitar acceso y tardaron un poco en entrar hasta que Farid vió su solicitud.

Entonces para este meetup Farid nunca tuvo ninguna información sobre los emails de los participantes. Pero si tuvo que estar pendiente de autorizar el acceso de quienes deseaban conectarse. ¡Hasta aquí mi reporte amigos! Espero que esto brinde un poco mas de luz al procedimiento que usó Farid.

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Gracias por la amplia explicación @LightRich y compresión de lo que realizamos en este encuentro, @Jesi Ricardo participó en algunos detalles de este proyecto y puede ver detalles que no estoy pudiendo explicarte mejor que el :wink: .

por eso yo le doy relevancia al chat temático del meetup para conocer a los que participaran y fundamentalmente el perfil de connect

Farid.

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Gracias por la explicación @LightRich ! lo que pasó es que cuando vi las capturas del calendario me confundí pensando que estaba copiando el link del evento, en vez del de Meet! :sweat_smile: Solo parece ser otra opción para crearla, en vez de hacerlo directo desde la página de Google Meet. No se si hubo alguna razón para crearla asi en vez de la otra forma?

@FaridTDF una vez dentro de la llamada de Meet no muestra ningún mail, nunca, pero digamos que si existiría alguna forma de que el organizador sepa el mail con o sin esfuerzo, no deberían estar al tanto los invitados de que al entrar compartirían su mail? Lo que comento y me preocupa se refiere a esto, de que no compartan el mail por el formulario, pero por otra herramienta se comparta sin el conocimiento del invitado, por no conocer suficiente como funciona la herramienta. Y asi, que no sea tan privado como piensan.

Lo que comentaba en mi último párrafo es que en las cuentas GSuite al menos (no recuerdo las normales) cuando alguien pide permiso para entrar, te muestra su nombre y mail en algo como esta forma: "Farid (farid

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Gracias @FaridTDF por ésta completa guía que preparaste. Entre la anterior de Ricardo y ésta guía no tengo excusas para organizar un Meet-Up jaja

Saludos.

Silvy

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Gracias @PaolaOrtiz y @SilvyC por las palabras, espero que puedan realizar vuestras MeetUp Virtuales pronto y sin temor a que tengan problemas. :grinning:

Saludos Farid.

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Wow! This is truly different. Thanks for the efforts @FaridTDF

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Bueno, bueno… impresionante @FaridTDF la información que compartiste utilizando las herramientas de Google :clap: :clap: :clap:

La verdad es que hay muchísimo trabajo detrás de cada encuentro, pero merece la pena por los buenos ratos que se comparten.

Me ha encantado la idea de utilizar la mensajería privada para compartir los vínculos, me la anoto :wink:

Un abrazo desde el Sur de España,

Alejandra.

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GRacias @Ewaade_3A y @AlejandraMaria por vuestras palabras, espero que puedan usar estas herramientas, que son gratuitas y muy fáciles de utilizar.

Saludos Farid.

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These are some awesome tips for the meet-up organizers @FaridTDF ! Thank you for sharing with us in detail about so many useful Google tools :blush: :+1:t2:

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