Muchos de los Local Guides que disfrutamos de leer las publicaciones de Connect y de participar en los meetups virtuales (que son la opción más útil en los tiempos recientes), llegamos tarde o temprano a un punto en que nos gustaría organizar nuestros propios meetups virtuales. Pero… a veces no sabemos por dónde iniciar…
Por esa razón y después de platicarlo con otros Local Guides, decidí preparar una guía (iba a ser pequeña pero resultó un poco larga, jajaja, así que esta guía se publicará en tres partes) que permita a todos saber que pasos seguir y qué herramientas gratuitas de Google puedes utilizar para llevar a cabo meetups virtuales de manera práctica. Esta guía está publicada en español para que la comunidad hispanohablante siga motivándose para publicar e interactuar en su lengua materna dentro de Connect, pero los widgets de traducción permitirán que Local Guides que hablan otros idiomas también puedan consultarla…
Así que… ¡Comencemos!
La palabra clave en todo proyecto, por pequeño o grande que sea es:
PLANEACIÓN
1. Elige el tema de tu meetup.
Tenemos que iniciar en un lugar y lo primero que debes decidir es el tema del que vas a hablar. El tema tiene que ser relevante a los temas que se manejan en Connect: Viajes, Comidas y Bebidas, Cultura, Lugares de interés, Guías prácticas, etc. Debe ser un tema que te emocione y que deseas que otros Local Guides conozcan, esto facilitará todo porque podrás transmitir tus verdaderas emociones a los participantes y de esta manera todos disfrutarán el momento.
Es importante que tengas claro el objetivo de tu meetup:
- ¿Será una sesión en la que solo tú o los presentadores hablarán?
- ¿Quieres plantear temas y que todos los participantes opinen?
- ¿Deseas tener el mayor número de personas conectadas, o lo mejor para tu tema es tener un número reducido de participantes para poder intercambiar opiniones?
Además debes elegir cuál será el nombre que llevará tu evento, pues ese nombre lo utilizarás para la difusión del mismo en las diferentes herramientas necesarias para realizar el meetup.
2. Presentar sólo o con un grupo de amigos.
Si ya tienes tiempo participando en Connect seguramente conoces otros Local Guides con quienes compartes intereses y has creado relaciones. Organizar un meetup con uno o varios amigos es una gran manera de ganar seguridad, pero hacerlo solo tampoco es problema. Simplemente decide que funcionará mejor para el tema que vas a presentar.
3. Define una fecha y horario para tu evento.
Este punto es importante porque debe ser un día que permita que los participantes puedan conectarse y debes considerar la diferencia de horario que existe con tu público potencial.
Respecto a la fecha del meetup mi recomendación es que prepares todos los pasos previos por lo menos 2 semanas y media antes de la fecha planeada, de esta manera puedes organizar con los co-hosts la publicación del evento y solicitar su autorización en el tablero de MeetUps (Reuniones o Quedadas) de Connect, además de tener tiempo adicional para difundirlo en varias plataformas. Lo ideal es que publiques tu evento 2 semanas antes, pero debes tenerlo todo bien planeado con anterioridad.
Con estas definiciones básicas puedes comenzar a trabajar, así que ahora debemos poner manos a la obra y comenzar con la:
PREPARACIÓN
4. Diseña los banners para la difusión de tu meetup.
Debes crear una imagen original que utilizarás en tu post de Connect con los detalles de tu evento, en el formulario de registro y en las plataformas donde realizarás la difusión (FB, IG, Twitter, etc).
Los aspectos básicos que debe incluir tu banner son:
- el nombre de tu evento,
- la fecha y horario, e
- imágenes relacionadas con el tema.
Si realizas el meetup con otros co-hosts es una buena idea incluir en tu banner fotos de cada uno de ellos (siempre y cuando ellos estén de acuerdo).
Una aplicación que recomiendo para diseñar los banners es Canva, disponible para dispositivos móviles o para equipos de escritorio. La versión gratuita tiene todo para que diseñes banners muy atractivos.
Debes considerar que es necesario crear banners con la misma imagen o diseño pero en medidas diferentes para cada uno de los medios que vas a utilizar para la difusión.:
- Publicación de Connect y/o FB: 1240 x 700
- Formulario de Registro: 1600 x 400
- Publicación de Instagram: Horizontal 1080 x 566, Vertical 1080 x 1350, Cuadrada 1080 x1080, Stories 1080 x 1920
- Twitter: 1600 x 900
De este modo tendrás un banner que identifica tu evento en diferentes plataformas y generas una identidad para el mismo. Obviamente no es obligatorio difundir en todas las plataformas, sino en aquellas que tú utilizas con frecuencia.
5. Prepara tu Formulario de Registro
Aunque existen muchas plataformas para registrar eventos (Meet, Eventbrite, eventos de Facebook, etc) te recomiendo utilizar un formulario para recabar las direcciones de email de los participantes. De esta manera podrás compartir con los interesados los detalles de conexión al meetup.
La mejor opción son los Formularios de Google que puedes diseñar en tu equipo de escritorio o también en la versión móvil. En esa herramienta encontrarás formatos prediseñados que puedes utilizar y hacer solo pequeñas modificaciones, o crear un formulario desde cero. Con la información que recabes ahí podrás enviar las invitaciones a través de Google Calendar y de esa manera todos pueden agendarlo en su propio calendario, agregando el link de Google Meet para conectarse al evento. Esto también permite que se registren sin utilizar aplicaciones de terceros o utilizar sus cuentas personales en redes sociales externas al programa Local Guides.
Te recomiendo los formatos predefinidos de “Registro del Evento”, o “Confirmación de asistencia al evento”. Solo tendrás que realizar algunos ajustes al mismo, eliminar preguntas que ya están ahí o cambiar su redacción, pero lo más importante es agregar el banner que ya diseñaste al formulario, y colocar en el nombre del formulario “RSVP-Nombredetuevento”.
Los formularios también pueden servir para realizar encuestas cuyo resultado puedes usar durante el meetup. Pero es importante pensar muy bien si necesitas pedir información adicional al nombre y correo electrónico de los participantes. Tal vez conocer en qué país se encuentran resulte de utilidad, pero en ningún caso pidas información que no sea necesaria o indispensable para realizar tu meetup. Google respeta fielmente la privacidad de las personas y bajo ningún concepto se debe utilizar la información brindada por los asistentes al evento para futuros eventos, envío de publicidades, ni cualquier otra cosa no relacionada con este evento en particular. Es una buena práctica borrar la información compartida cuando el evento haya finalizado.
Otra idea útil es preguntar si desean que les avises de futuros meetups que organices y que en ese caso si guardarías los correos electrónicos de quienes lo acepten.
Cuando ya hayas terminado de diseñar tu formulario asegúrate de identificar la URL del mismo porque la necesitaremos más adelante. Dando click en la opción “Enviar” encontrarás el ícono para obtener la URL del formulario.
Por ahora vamos a dejar este post hasta aquí con la primera parte de nuestra Guía para organizar MeetUps Virtuales.
- Pueden consultar la segunda parte pueden usar este link: Guía para MeetUps Virtuales [2 de 3]
- La tercera parte esta disponible en el siguiente link: Guía para MeetUps Virtuales [3 de 3]
Los invito a dejar su preguntas en los comentarios e incluso pueden indicar si les gustaría un tutorial más detallado sobre alguno de estos pasos si lo necesitan.
Recuerden que estas son solo mis recomendaciones personales para cualquier Local Guide que desea saber como comenzar, pero aquellos que ya hayan organizado otros meetups previamente pueden dar más recomendaciones. La idea es compartir las mejores prácticas que cada uno de nosotros tenga.
¡Gracias por leer esta publicación!
#TeamTacos #LocalGuidesMexico
(Visiten también las páginas de Local Guides Mexico en Facebook e Instagram, ahí encontrarán las grabaciones de nuestros meetups anteriores).
